Politique 2024-01
1. Préambule
2. Définitions
3. Photographies et enregistrements
4. Obligation de confidentialité
5. Collecte et usage des renseignements confidentiels
6. Gestion des renseignements confidentiels
7. Conservation des renseignements confidentiels
8. Destruction des renseignements confidentiels
9. Communication des renseignements personnels à un tiers
10. Communication de renseignements confidentiels à la personne concernée
11. Manquement à l’obligation de confidentialité
12. Recours
13. Responsable de la protection des renseignements personnels
Nourri-Source Laval respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout participant ou employé. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de Nourri-Source Laval.
Toute personne qui travaille pour Nourri-Source Laval moyennant rémunération sans égard à leur statut d’emploi (temporaire, permanent, contractuel), incluant la direction, ainsi que toute personne non rémunérée (bénévole, stagiaire, etc.)
Tout événement que Nourri-Source Laval gère, organise ou auquel il participe comme invité.
Outil mis à la disposition de tout employé ou participant afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ou information sensible, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Nourri-Source Laval en lien avec la réalisation d’un événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou à un concours ou avec l’obtention d’un service.
Toute publication produite par Nourri-Source Laval ou à laquelle Nourri-Source Laval contribue, sous quelque forme que ce soit (verbale, écrite, audio, vidéo, informatisée ou autre).
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis, s’il y a lieu, etc.
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
Tout renseignement fourni ou communiqué à Nourri-Source Laval, sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre), qui concerne un participant ou un employé et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un participante ou un participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :
Tout service que Nourri-Source Laval rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
3.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Chaque personne qui a été photographiée ou enregistrée a préalablement rempli un formulaire de consentement en Annexe E.
3.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé de Nourri-Source Laval ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
4.1 Les employés sont tenus de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Nourri-Source Laval.
4.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un employé avec Nourri-Source Laval et survit à la fin de cette relation.
5.1 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employés. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.2 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participants. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.3 Nourri-Source Laval peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
5.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
6.1 Le conseil d’administration de Nourri-Source Laval nomme la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le principal site web de Nourri-Source Laval, doit être indiqué le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, ainsi que le moyen de la joindre. La personne responsable s’assure de la tenue d’un registre des incidents de confidentialité.
6.2 Sous réserve de l’article 6.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Nourri-Source Laval. Les autres employés sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
6.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
6.4 Lorsqu’un employé ou un participant constate un incident de confidentialité, il doit informer avec diligence la direction ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au registre. L’employé ou le participant doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou la coordination ou à la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq (5) ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
6.5 La direction ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versées au registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction ou la personne responsable avise le conseil d’administration ainsi que la Commission d’accès à l’information, appelée CAI, et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
6.6 Seule la personne responsable du jumelage, ou son remplaçant, avec une marraine d’allaitement est autorisée à accéder aux renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval détient dans le cadre de ce service. La direction peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant le service individualisé.
7.1 Les employés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 6 s’obligent à :
7.2 Lorsqu’un employé peut également, à certains égards, être qualifié de participant, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément comme pour les autres participants.
7.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Nourri-Source Laval.
8.1 Sous réserve de l’article 8.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
8.2 Les dossiers concernant les employés sont conservés par Nourri-Source Laval selon les lois en vigueur quant à leur durée de conservation.
8.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom, ses coordonnées ou une photographie, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés.
9.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 9, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
9.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
9.3 Tel que permis par la loi, Nourri-Source Laval peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Nourri-Source Laval ou ses employés, par ou de la part d’un participant, d’un employé, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un participant ou d’un employé.
10.1 Sous réserve de l’article 10.2, les participants et employés ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval a reçus, recueillis et conservés à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
10.2 Nourri-Source Laval doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
10.3 Une demande d’un participant ou d’un employé en lien avec l’article 10.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
11.1 Un employé manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
11.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Nourri-Source Laval, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
12.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction de Nourri-Source Laval et/ou du conseil d’administration de Nourri-Source Laval si la plainte concerne la direction.
12.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès du conseil d’administration. Si la personne, après 30 jours, n’est toujours pas satisfaite de l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant, elle peut déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Nourri-Source Laval d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Politique 2024-01
1. Préambule
2. Définitions
3. Photographies et enregistrements
4. Obligation de confidentialité
5. Collecte et usage des renseignements confidentiels
6. Gestion des renseignements confidentiels
7. Conservation des renseignements confidentiels
8. Destruction des renseignements confidentiels
9. Communication des renseignements personnels à un tiers
10. Communication de renseignements confidentiels à la personne concernée
11. Manquement à l’obligation de confidentialité
12. Recours
Nourri-Source Laval respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout participant ou employé. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de Nourri-Source Laval.
Toute personne qui travaille pour Nourri-Source Laval moyennant rémunération sans égard à leur statut d’emploi (temporaire, permanent, contractuel), incluant la direction, ainsi que toute personne non rémunérée (bénévole, stagiaire, etc.)
Tout événement que Nourri-Source Laval gère, organise ou auquel il participe comme invité.
Outil mis à la disposition de tout employé ou participant afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ou information sensible, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Nourri-Source Laval en lien avec la réalisation d’un événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou à un concours ou avec l’obtention d’un service.
Toute publication produite par Nourri-Source Laval ou à laquelle Nourri-Source Laval contribue, sous quelque forme que ce soit (verbale, écrite, audio, vidéo, informatisée ou autre).
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis, s’il y a lieu, etc.
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
Tout renseignement fourni ou communiqué à Nourri-Source Laval, sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre), qui concerne un participant ou un employé et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un participante ou un participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :
Tout service que Nourri-Source Laval rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
3.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Chaque personne qui a été photographiée ou enregistrée a préalablement rempli un formulaire de consentement en Annexe E.
3.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé de Nourri-Source Laval ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
4.1 Les employés sont tenus de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Nourri-Source Laval.
4.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un employé avec Nourri-Source Laval et survit à la fin de cette relation.
5.1 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employés. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.2 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participants. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.3 Nourri-Source Laval peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
5.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
6.1 Le conseil d’administration de Nourri-Source Laval nomme la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le principal site web de Nourri-Source Laval, doit être indiqué le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, ainsi que le moyen de la joindre. La personne responsable s’assure de la tenue d’un registre des incidents de confidentialité.
6.2 Sous réserve de l’article 6.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Nourri-Source Laval. Les autres employés sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
6.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
6.4 Lorsqu’un employé ou un participant constate un incident de confidentialité, il doit informer avec diligence la direction ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au registre. L’employé ou le participant doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou la coordination ou à la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq (5) ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
6.5 La direction ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versées au registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction ou la personne responsable avise le conseil d’administration ainsi que la Commission d’accès à l’information, appelée CAI, et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
6.6 Seule la personne responsable du jumelage, ou son remplaçant, avec une marraine d’allaitement est autorisée à accéder aux renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval détient dans le cadre de ce service. La direction peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant le service individualisé.
7.1 Les employés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 6 s’obligent à :
7.2 Lorsqu’un employé peut également, à certains égards, être qualifié de participant, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément comme pour les autres participants.
7.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Nourri-Source Laval.
8.1 Sous réserve de l’article 8.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
8.2 Les dossiers concernant les employés sont conservés par Nourri-Source Laval selon les lois en vigueur quant à leur durée de conservation.
8.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom, ses coordonnées ou une photographie, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés.
9.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 9, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
9.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
9.3 Tel que permis par la loi, Nourri-Source Laval peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Nourri-Source Laval ou ses employés, par ou de la part d’un participant, d’un employé, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un participant ou d’un employé.
10.1 Sous réserve de l’article 10.2, les participants et employés ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval a reçus, recueillis et conservés à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
10.2 Nourri-Source Laval doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
10.3 Une demande d’un participant ou d’un employé en lien avec l’article 10.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
11.1 Un employé manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
11.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Nourri-Source Laval, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
12.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction de Nourri-Source Laval et/ou du conseil d’administration de Nourri-Source Laval si la plainte concerne la direction.
12.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès du conseil d’administration. Si la personne, après 30 jours, n’est toujours pas satisfaite de l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant, elle peut déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Nourri-Source Laval d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Politique 2024-01
1. Préambule
2. Définitions
3. Photographies et enregistrements
4. Obligation de confidentialité
5. Collecte et usage des renseignements confidentiels
6. Gestion des renseignements confidentiels
7. Conservation des renseignements confidentiels
8. Destruction des renseignements confidentiels
9. Communication des renseignements personnels à un tiers
10. Communication de renseignements confidentiels à la personne concernée
11. Manquement à l’obligation de confidentialité
12. Recours
Nourri-Source Laval respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout participant ou employé. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de Nourri-Source Laval.
Toute personne qui travaille pour Nourri-Source Laval moyennant rémunération sans égard à leur statut d’emploi (temporaire, permanent, contractuel), incluant la direction, ainsi que toute personne non rémunérée (bénévole, stagiaire, etc.)
Tout événement que Nourri-Source Laval gère, organise ou auquel il participe comme invité.
Outil mis à la disposition de tout employé ou participant afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ou information sensible, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à Nourri-Source Laval en lien avec la réalisation d’un événement, la création d’une publication, la participation à une activité ou à un concours ou avec l’obtention d’un service.
Toute publication produite par Nourri-Source Laval ou à laquelle Nourri-Source Laval contribue, sous quelque forme que ce soit (verbale, écrite, audio, vidéo, informatisée ou autre).
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis, s’il y a lieu, etc.
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
Tout renseignement fourni ou communiqué à Nourri-Source Laval, sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre), qui concerne un participant ou un employé et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un participante ou un participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :
Tout service que Nourri-Source Laval rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
3.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Chaque personne qui a été photographiée ou enregistrée a préalablement rempli un formulaire de consentement en Annexe E.
3.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé de Nourri-Source Laval ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
4.1 Les employés sont tenus de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de Nourri-Source Laval.
4.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un employé avec Nourri-Source Laval et survit à la fin de cette relation.
5.1 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employés. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.2 Nourri-Source Laval peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participants. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
5.3 Nourri-Source Laval peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
5.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
6.1 Le conseil d’administration de Nourri-Source Laval nomme la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le principal site web de Nourri-Source Laval, doit être indiqué le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, ainsi que le moyen de la joindre. La personne responsable s’assure de la tenue d’un registre des incidents de confidentialité.
6.2 Sous réserve de l’article 6.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient Nourri-Source Laval. Les autres employés sont autorisés à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
6.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
6.4 Lorsqu’un employé ou un participant constate un incident de confidentialité, il doit informer avec diligence la direction ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au registre. L’employé ou le participant doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou la coordination ou à la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq (5) ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
6.5 La direction ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versées au registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction ou la personne responsable avise le conseil d’administration ainsi que la Commission d’accès à l’information, appelée CAI, et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
6.6 Seule la personne responsable du jumelage, ou son remplaçant, avec une marraine d’allaitement est autorisée à accéder aux renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval détient dans le cadre de ce service. La direction peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant le service individualisé.
7.1 Les employés ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 6 s’obligent à :
7.2 Lorsqu’un employé peut également, à certains égards, être qualifié de participant, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément comme pour les autres participants.
7.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de Nourri-Source Laval.
8.1 Sous réserve de l’article 8.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
8.2 Les dossiers concernant les employés sont conservés par Nourri-Source Laval selon les lois en vigueur quant à leur durée de conservation.
8.3 Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom, ses coordonnées ou une photographie, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés.
9.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 9, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
9.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
9.3 Tel que permis par la loi, Nourri-Source Laval peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre Nourri-Source Laval ou ses employés, par ou de la part d’un participant, d’un employé, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un participant ou d’un employé.
10.1 Sous réserve de l’article 10.2, les participants et employés ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que Nourri-Source Laval a reçus, recueillis et conservés à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
10.2 Nourri-Source Laval doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
10.3 Une demande d’un participant ou d’un employé en lien avec l’article 10.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
11.1 Un employé manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
11.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec Nourri-Source Laval, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
12.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction de Nourri-Source Laval et/ou du conseil d’administration de Nourri-Source Laval si la plainte concerne la direction.
12.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès du conseil d’administration. Si la personne, après 30 jours, n’est toujours pas satisfaite de l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant, elle peut déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de Nourri-Source Laval d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Louise Bertrand
